Procédure administrative

J19

Les jours défilent à toute vitesse… Déjà, plus qu’une vingtaine de jours avant le grand départ !

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Avant de partir, je vais essayer de poster quelques articles concernant les étapes de la mise en place de mon échange universitaire, ainsi que quelques détails sur mon université d’accueil, logement & cie.

A vrai dire, j’aime beaucoup lire les blogs d’expat, et je ne compte plus les heures passées sur ceux d’étudiants au Japon, haha ꒰・‿・๑꒱. Je vais donc essayer d’ajouter ma petite pierre à l’édifice à travers ces quelques articles qui pourraient peut-être servir à de futurs étudiants d’échange.

Aujourd’hui, ce sera : La procédure administrative a.k.a Paperasse-Land !

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Tout commence avec la collecte d’informations sur les conditions de départ et les universités d’accueil partenaires qui varient selon les universités. Pour ma part j’étudie à l’université d’Orléans ; ici des échanges d’un semestre à un an au Japon sont possibles à partir de la L3 pour les étudiants en LEA Anglais-Japonais. Il y a une dizaine d’universités japonaises partenaires disponibles. A raison d’un ou deux étudiants envoyés par universités, je dirais qu’environs quinze personnes doivent pouvoir partir chaque année. La sélection est essentiellement basée sur les résultats scolaire, et la motivation. Je pense que sur ce point là c’est un peu pareil dans toutes les facs… ! Mieux vaut bien bosser dès la première année si on veut mettre toutes les chances de son côté. Je n’ai pas vraiment l’impression qu’il y ait une grosse concurrence pour les départs au Japon dans mon université, cependant de bonne notes peuvent aussi permettre d’obtenir une bourse (JASSO) ou d’augmenter ses chances d’obtenir la première université de sa liste de vœux. Si je continue à ce rythme je vais faire un énorme pavé… je vous redirige donc sur le site ma fac pour plus d’informations sur les conditions de départs : http://www.univ-orleans.fr/international/programmes-dechange ;). Sinon, en gros…

  • Le dossier de Candidature

Disponible début Novembre après les réunions d’information organisées par l’université, il est à rendre en un mois. Tout les documents étaient à envoyer par mail, alors j’ai du en imprimer la trois-quart pour les scanner ensuite…! Autant vous dire que ça m’a tenue occupée pour un moment :’). De ce que je me souviens, le dossier est surtout composé de formulaires où il faut donner ses résultats dans chaque matière depuis le bac, une lettre de motivation, le TOP 3 des université où l’on souhaite aller, des liste de cours… Le tout en anglais.

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  • L’entretien devant la commission

Courant Janvier, des entretiens sont organisés afin de nous permettre  « d’argumenter nos objectifs et projets pédagogiques à l’étranger devant la Commission de l’Université d’Orléans. » *Oui, j’ai trouvé ça sur le site de la fac hehe*  On m’a posé plusieurs questions, en Japonais, Anglais, puis Français, telles-que « Pourquoi le Japon ? », « Quels sont vos projet après cet échange ? », « Pourquoi voulez étudier dans l’université X ? », « Comment comptez vous financer ce séjour à l’étranger ? »… Je me doutait un peu du type de questions qui allait m’être posées après avoir lu les rapports d’anciens étudiants de ma fac, et me suis un peu préparée à l’avance en réfléchissant à des réponses possibles. Sans pour autant apprendre du par cœur, ça m’a permis d’être plus confiante pour l’entretien. Ah, j’avais également sorti le blazer et les talons. J’avais lu dans certains rapports qu’il était conseillé de porter quelque chose d’un peu formel. Au final, même si l’entretien en lui même était assez décontracté, je crois que passer 2h à choisir une tenue la veille m’a permis de passer un peu moins de temps à stresser X) !

  • Les résultats & le second dossier de Candidature

Après une semaine à nous faire mariner… les résultats sont enfin tombés ! J’ai reçu un mail m’annonçant que ma candidature pour l’université de Nanzan était retenue. C’était la première université sur ma liste de vœux, alors je ne pouvais pas être plus satisfaite (❁´◡`❁). A peine une semaine plus tard, je recevais déjà de nouveaux papiers à préparer en prévision d’un nouveau dossier de candidature, cette fois-ci pour la fac de Nanzan. On m’a fait remplir ce dernier début Mars (Formulaires classiques, candidature à la bourse d’étude du gouvernement japonais (JASSO) + classement pour la préférence de logement, essais les motivations du départ, ainsi que sur sa personnalité, ses goûts…), puis j’ai reçu mon acceptation officielle le 13 mai, accompagnée de nouveaux formulaires à remplir ! Certains était à rendre avant le 31 mai, mais rien de bien méchant. Pour le reste j’ai eu environs un mois et demi de délai (visites médicales, radio pulmonaire et informations sur la date d’arrivé).  Les dossiers de bourses de mobilité à l’étranger nous on quant à eux étés transmis en Juillet.

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  • Réception du CoE & Visa

Et nous voilà arrivé en Août~!  J’ai reçu un dernier paquet de documents de la part de Nanzan il y a quelques semaines. Il contenait mon attribution de logement, une lettre d’acceptation officielle, des informations relatives à la JASSO, et le tant attendu « CoE » (Certificate of Elegibility) nécessaire à la constitution du dossier pour obtenir un visa étudiant. Le tout dans une jolie pochette au couleur de l’université٩(•̤̀ᵕ•̤́๑). J’ai été faire mon visa à l’ambassade du Japon à Paris jeudi dernier. Les dépôts de dossiers se font uniquement le matin, tandis que les réceptions de visa se font l’après-midi. Ah, et depuis cette année, il n’y plus moyen de se le faire expédier par courrier… Pas très pratique !

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J’ai tenté de résumer autant que possible – sans succès vu la taille de l’article >_<‘ ! Si vous avez des questions n’hésitez pas à demander ☆ 

Mon périple administratif est loin de toucher à sa fin, puisque que j’aurais dès mon arrivé encore bien des formulaires à remplir !! Mais disons que ça en vaut la peine, puisque le 31 Août je décollerai en direction de Nagoya ♪. En attendant, je profite de mes dernières semaines en famille ~! (´∀`)♡

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 Merci encore pour la petite fête de départ !

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3 réflexions sur “Procédure administrative

    • Merci 🙂 ! Contente qu’il t’ai plu ~~
      Alors, j’ai bossé à temps partiel à H&M depuis ma première année de licence afin de financer cet échange. J’avais également mis un peu de côté avant, en gérant une boutique en ligne.
      Je n’avais pas inclus les bourses possibles dans mon budget (mieux vaut éviter pour ne pas avoir de surprises..). Mais, je toucherai finalement celle de ma région, ainsi que la JASSO. Voilà pour les finances~!

      J'aime

  1. (je poste un commentaire qui sert à rien juste pour cocher la case afin de recevoir un mail quand tu postes un nouvel article~ ♥)

    YAY !! o/ J’ai hâte de lire tes aventures sur ce blog ! (─‿‿─)

    Merci de m’avoir liée sur ta page~ ! ヽ(*≧ω≦)ノ Il faudra que je fasse de même~

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